Kā vadīt biznesa sarunas?

Mūsdienu pasaulē arvien lielāka nozīme tiek piešķirta spējai pareizi un pareizi vadīt biznesa sarunas. Šī prasme ir īpaši svarīga tiem, kas veido savu biznesu, uzņēmumu vadītājiem, vadītājiem un augstākajiem vadītājiem. Taču biznesa sarunas nozīmē ne tikai augsta līmeņa tikšanās, kurās tiek pieņemti stratēģiski lēmumi par mijiedarbību un biznesa attīstību. Tehniski šī joma ietver jebkādu uzņēmuma pārstāvju saziņu darba laikā un par darba jautājumiem.

Lietišķās sarunas parasti nozīmē īpašu lietišķās komunikācijas formu, kuras mērķis ir panākt vienošanos kopīgas komunikācijas, viedokļu un priekšlikumu apmaiņas gaitā. Ideālā gadījumā galvenais mērķis ir savstarpēja vai vienpusēja peļņa. Iemeslu var būt daudz, taču tie visi ir sadalīti četros galvenajos veidos.

Sarunas var notikt par kaut ko, jebkuros apstākļos, uzsāktas noteikta mērķa sasniegšanai vai aprobežoties ar vairāku aktuālu jautājumu risināšanu. Acīmredzot, jo globālāks iemesls, jo lielākas izmaksas būs veiksmīgai ieviešanai.

Ir vairākas galvenās biznesa sarunu veidu klasifikācijas.

• Pēc būtības tos iedala oficiālajos - notiek stingrā gaisotnē un pakļaujas dokumentācijai saskaņā ar protokolu, vai neformālajos, kas notiek neformālā, daļēji draudzīgā gaisotnē.
• Pēc iesaistīto personu loka atšķirt iekšējās un ārējās pasugas. Iekšējās tiek veiktas vienas komandas ietvaros, savukārt var pārrunāt organizatoriskos un starppersonu jautājumus, funkciju un plānošanas noteikšanu, uzņēmuma vispārējās attīstības stratēģijas.Ārējās sarunas tiek veiktas ar klientiem, klientiem vai biznesa partneriem.
• Sarunu veids nosaka pušu sociālais statuss. Sarunas starp partneriem un kolēģiem, kuri ieņem aptuveni vienādu amatu, sauc par līdzvērtīgām. Saziņa starp priekšnieku un padoto vai dažāda līmeņa cilvēkiem ir nevienlīdzīga.

Sarunas ir sarežģīts un daudzpakāpju process, kas prasa daudz zināšanu un izmaksu. Viens no grūtākajiem posmiem, kas bieži vien nosaka sarunu iznākumu ilgi pirms to sākuma, ir sagatavošanās. Tieši šajā posmā jums vajadzētu definēt savus mērķus un izvēlēties stratēģiju, vietu un laiku. Tā ir arī lieliska iespēja apkopot un apstrādāt informāciju, un tajā pašā laikā visu plānot.

Jums jāsāk ar skaidru un nepārprotamu sarunu mērķa izklāstu. Turklāt labāk ir sadalīt mērķi vairākos secīgos uzdevumos un noteikt to sasniegšanas stratēģiju, taktiku un metodes. Analizējot jāņem vērā ne tikai visa zināmā informācija par pretinieku, viņa iecerētajiem mērķiem un to sasniegšanas veidiem, bet arī paša resursi. Pārdomājot argumentāciju, labāk mēģināt paredzēt partnera iespējamo reakciju, padomā, kā vari viņu pārliecināt, kādus faktus un garantijas sniegt.

Ja vien netiek izmantots konfrontējošs sarunu stils, kas ir vērsts uz mērķa sasniegšanu par katru cenu, būtu prātīgi iepriekš noteikt iespējamā kompromisa punktus. Kā likums, partnerattiecību sarunās liela nozīme ir savstarpējai piekāpšanai, vismaz nenozīmīgiem soļiem vienam pret otru. Tam jābalstās uz izpratni, ka arī otra puse ir ieinteresēta panākt savstarpēju vienošanos, kas nozīmē, ka vienošanās sākotnēji ir iespējama.

Svarīgs faktors ir arī sarunu vietas izvēle. Interjera dizains, izmantotās krāsas, telpas apjoms un pat attālums līdz tikšanās vietai psiholoģiski ietekmē cilvēku, ko veiksmīgi izmanto pieredzējuši sarunu vedēji. Ir trīs iespējamie varianti: tikšanās savā teritorijā, pretinieka teritorijā un neitrālā. Katram no tiem ir savi plusi un mīnusi, koncentrējoties uz kuriem jūs varat mainīt uzvedības stilu un rezultātu sasniegšanas metodes.

• Ja tikšanās notiek jūsu teritorijā, sarunu vedējs vai komanda uztver zemapziņas psiholoģisku priekšrocību pazīstamajā drošajā vidē. Ir iespējams arī organizēt telpu sev, sākotnēji uzspiežot pretiniekam savu darbību secību. Tomēr pārlieku atslābumam var būt arī negatīva loma, vājinot uzmanību un koncentrēšanos.
• Svešā teritorijapamatojoties uz iepriekš minēto, vienādi spēlē pretinieka rokās. Turklāt ceļš līdz pasākuma norises vietai un vietai tur prasīs laiku un pūles. Bet, no otras puses, šī situācija dod virkni bonusu. Jūs varat, piemēram, sastādīt pretinieka psiholoģisku portretu, pamatojoties uz viņa interjeru, neverbālo lēmumu. Varat arī skaidrāk, bez uzmanības pievērsties sarunām vai pat nepieciešamības gadījumā pieturēties pie "aizmirstiem" dokumentiem un iegūt laiku.
• Tikšanās neitrālā teritorijā daudzi eksperti uzskata par labāko variantu. Puses atrodas vienlīdzīgā stāvoklī, kas atbilst taisnīguma principa pamatprasībai.Šis lēmums noved pie tā, ka partneri var paļauties tikai uz savām sarunu prasmēm.

Veicot biznesa sarunas, ir divas galvenās pieejas: konfrontējošā un partneru. Stratēģijas izvēle tieši ietekmē komunikācijas gaitu un stilu, nosaka pušu attiecības un nosaka visas komunikācijas noteikumus. Galvenā atšķirīgā iezīme ir vienpusēja vai abpusēja labuma gūšana.

Mūsdienu biznesa etiķetē vispopulārākā ir partnerības pieeja, lai gan alternatīvajam variantam ir daudz atbalstītāju. Konfrontācijas stila pretinieki uzskata tā metodes par pārāk agresīvām un amorālām, atbalstītāji savukārt pozicionē sevi kā īstus komunikācijas meistarus un visus kompromisus un piekāpšanos klasificē kā sentimentālas vājības, kas biznesa cilvēkam ir nevajadzīgas.

• Konfrontējošs stils sarunu pamatā ir tēze “Uzvara par katru cenu! ". Galvenais sarunu panākumu kritērijs ir visu savu prasību neapšaubāma un absolūta piekrišana, jebkura piekāpšanās un atkāpes tiek uzskatītas par stratēģijas neveiksmi. Konfrontējoša pieeja ir balstīta uz faktu, ka ar noteiktu prasmi un zināšanām par cilvēka psiholoģiju jūs varat pārliecināt ienaidnieku uz jebkādiem sev labvēlīgiem apstākļiem.

• Filiāles pieeja radās kā pretsvars konfrontējošajam un pozicionē sevi kā demokrātisku un modernu. Pats partnerības jēdziens, kas ietverts terminā, nozīmē pušu vienlīdzīgas tiesības saņemt labumu no darījuma. Parasti šādas sarunas balstās uz virkni savstarpēju piekāpšanos, lai galu galā panāktu abpusēji izdevīgu kompromisu. Tiek pieņemts, ka abas puses sarunās dara vienu un to pašu un tām ir līdzīgs mērķis. Tāpēc meistara uzdevums ir izlīdzināt asus stūrus un pretrunas, vest visu pušu intereses pie kopsaucēja un atrast zelta vidusceļu, kas apmierina visus.

Kā zināms, jebkura etiķete ir ētikas apakšnodaļa, un tāpēc ir acīmredzams, ka lietišķās etiķetes pamatā ir jābūt morāles un ētikas pamatnormām.

Akūta ētiska problēma lietišķajā komunikācijā ir arī ikviena personīgās pieklājības un atbildības jautājums, un vispārīgā līmenī - godīga un godīga iziešana visos dialoga posmos. Biznesa protokola esamība, kas regulē visus uzvedības un komunikācijas noteikumus, sākot no iepazīstināšanas un iepazīšanās līdz telefona sarunām un dāvanu apmaiņai, palīdz sakārtot strīdīgos jautājumus.

Lietišķās etiķetes pastāvēšanas gados ir izveidojusies skaidra un sakārtota sarunu struktūra. Sāciet ar formāliem sveicieniem. Pirmie sveicina saimnieku puses pārstāvji. Parasti saimnieks ir tas, kura teritorijā notiek sarunas, bet, ja tiek izvēlēta neitrāla vieta, saimnieks ir tā puse, kura iniciēja tikšanos. Viņa arī nodarbojas ar dalībnieku sēdināšanu saskaņā ar protokolu.

Tiek uzskatīts par nepieklājīgu tikšanos sākt tieši lietas būtībā.... Īstā sarunu māksla ir pāriet pie jautājuma pakāpeniski, prom no izplatītām neformālām frāzēm un tēmām. Šāda pieeja palīdzēs sajūsmināt sarunu biedrus sev un paust savu cieņu un interesi par viņiem.

Vēlme izdarīt spiedienu uz sarunu biedru, piespiest viņu pieņemt vajadzīgo lēmumu arī sarunu vedēju nekrāso. Jāizvairās no tiešiem jautājumiem, kuriem nepieciešams tūlītējs risinājums. Efektīvāka un ētiskāka taktika ir dot pretiniekam laiku pārdomām un analīzei.

Svarīgs faktors ir arī partneru izskats. Ja vien nav norunāts citādi, ģērbšanās stils it kā ir oficiāls - blāvas krāsas uzvalks un kaklasaite. Jakas novilkšana vai kaklasaites mezgla atraisīšana tiek uzskatīta par sliktu formu - vismaz pirms saņēmējas puses vadītājs iesaka to darīt.

Globalizācijas, interneta un ātro ceļošanas veidu laikmetā kļūst arvien izplatītākas biznesa saites ar citām valstīm un tautām. Neskatoties uz vispārējo tieksmi pēc tolerances un vienota, pasaules mēroga biznesa protokola veidošanu, ir jārespektē citu tautu nacionālās un kultūras tradīcijas. Daži uzvedības modeļi ir līdzīgi, taču ir arī būtiskas atšķirības, kas dažkārt apgrūtina saziņu. Piemēram, eiropietim ir grūti saprast japāņu etiķetes smalkumus un jo īpaši japāņu pieklājīgo atteikumu, kas izklausās kā izvairīšanās no tiešas atbildes.

tomēr sarunu māksla principā balstās uz spēju saprast un sajust psiholoģijas nianses un sarunu biedra stāvokli... Katra saruna ir unikāla un attīstās atbilstoši savam sākotnējam scenārijam. Nepietiek vienkārši izvirzīt mērķi un to sasniegt. Beigās noteikti ir jāveic detalizēta notikušā analīze, jāsaprot, kas izdevās un kas ne, kādas kļūdas tika pieļautas un kas palīdzēja nonākt pie kompromisa.

Pieredzējis meistars izceļas ar spēju ne tikai ievērot protokolu un sasniegt mērķi, bet arī atšķirt sarunu veidus un rīkoties saskaņā ar tiem.

Taču pēdējais, pēdējais punkts ir nevis vienošanās un darījuma parakstīšana, bet gan tā kvalitatīva un savlaicīga izpilde. Bieži vien šis pēdējais, pēdējais sarunu posms tiek nepelnīti atstāts novārtā. Neaizmirstiet, ka šādi veidojas uzņēmēja vai uzņēmuma lietišķā reputācija, un tā ir tā pati neizmērojamā, bet nozīmīga vērtība, kas nemainīgi ietekmēs visas turpmākās sarunas un darījumus.

Reputācija veidojas arī pašā komunikācijas procesā, izdarot gan papildus pozitīvu, gan pretēju, necieņas pret sarunu biedru vai protokola pārkāpuma gadījumā, ietekmi.

Lai sarunas būtu efektīvas, ir jānosaka vēlamā stratēģija. Eksperti identificē trīs galvenās stratēģijas, kas ir piemērotas noteiktiem apstākļiem. Izvēle ir atkarīga no pareiza un objektīva gan viņu pašu pozīciju un spēju, gan citu dialoga dalībnieku novērtējuma. Tomēr, ja ir noteiktas sarunu prasmes, jebkura stratēģija var novest pie veiksmīgas darījuma pabeigšanas.

Pirmkārt, rūpīgi jāanalizē tādi parametri kā sarunu biedru psiholoģiskais portrets, viņu kultūras līmenis un viņu starpā pieņemtie komunikācijas un mijiedarbības standarti. Jāņem vērā arī sanāksmju formāts un mērķu un uzdevumu apjoms.

• Pirmā stratēģija ir pazīstama ar to, ka tā ir agresīva un vienkārša., ne velti to sauc arī par "primitīvo" vai "bazāra" sarunu taktiku. Galvenā svira šajā gadījumā ir uzņēmēja personiskā harizma, kuru interesē tikai peļņas gūšana par katru cenu. Netiek ņemtas vērā turpmākās sadarbības izredzes, pozitīva tēla saglabāšana, darījuma pušu savstarpējā uzticēšanās un komforts. Bieži tiek izmantotas visai neveiklas manipulācijas metodes, kuru pamatā ir pašpārliecinātība, aktīva uzspiešana un nereti arī maldināšana. Šādu vienreizēju darījumu piemēri spilgti aprakstīti pirmo amerikāņu uzņēmēju veidošanās vēsturē zelta drudža laikā.

• Otrā stratēģija ir starpposma saikne starp haotisku neregulētu un civilizētu tirgu. Tās būtība slēpjas pastāvīgā līdzsvarošanā starp cietā un mīkstā spiediena metodēm uz partneriem. Stratēģija ir diezgan bīstama un tiek izmantota galvenokārt situācijās, kad notiek sīva konkurence par resursiem un pārdošanas tirgiem, kad nav laika un iespēju garām diskusijām. Uz šādām metodēm balstās praktiski viss nelegālais tirgus, sākot no lielām mafijas un organizētās noziedzības lietām līdz šantāžai un izspiešanai.

• Civilizēta tirgus stratēģija uzskatīts par progresīvāko un radošāko. Tās metodes ir vērstas uz ilgtermiņa abpusēji izdevīgu attiecību veidošanu ar partneriem. Saruna šādos apstākļos ne vienmēr nozīmē partneru vienlīdzību, bet obligāti nozīmē maksimāli godīgu pušu interešu ievērošanu.

Arī sarunu taktikai ir jāatšķiras atkarībā no izvēlētās stratēģijas. Taktika atšķiras ar izmantoto metožu un tehnoloģiju kopumu, kuru mērķis ir veiksmīgi iziet visus procesa posmus. Par slavenāko taktiku tiek uzskatīta nogaidīšana, smaga ofensīva, regulāra prasību atkārtošana, pozīciju noskaidrošana, daļēja piekāpšanās un izvairīšanās no tiešas atbildes.

Kuras frāzes ir aizliegts lietot biznesa sarunās, varat uzzināt no šī video.