Lietišķā saruna

Lietišķās komunikācijas smalkumi pa telefonu

Lietišķās komunikācijas smalkumi pa telefonu

Lietišķās komunikācijas māksla ir svarīgs sarunu aspekts, un tā nav zaudējusi savu aktualitāti daudzus gadus. Lietišķo sakaru intensitāte pa telefonu katru gadu pieaug. Un līdz ar mobilo sakaru attīstību tas kļūst par vienu no galvenajiem saziņas veidiem. Lai praktizētu telefonsarunas prasmes, ir svarīgi zināt biznesa komunikācijas smalkumus un noteikumus.

Īpatnības

Telefonam ir svarīga loma mūsdienu pasaulē, jo tas palīdz mums sazināties ar ģimeni, draugiem, kolēģiem, vadību un biznesa partneriem.

Tātad sarunas laikā ar noteiktu cilvēku loku cilvēks pielieto atbilstošu saziņas metodi un, piemēram, nekad neveidos dialogu ar savu priekšnieku, kā ar tuvu draugu. Šajā situācijā tiek piemērots formālāks saziņas veids.

Lietišķā etiķete būtu jāievēro arī darbiniekiem, kuri veic sabiedriskās domas aptauju, saņem klientu zvanus vai veic telefonsarunas. Bieži vien veiksmīgas telefonsarunas kļūst par labu biznesa attiecību atslēgu. Un pat uzņēmuma tēls var būt pilnībā atkarīgs no darbinieku spējas vadīt kompetentus dialogus pa tālruni.

Lietišķās sarunas laika grafiks informatīvai sarunai parasti ir viena minūte. Ja zvana mērķis ir atrisināt kādu problēmu, tad laika intervālu var palielināt līdz trim minūtēm.

Mūsdienās lielākā daļa zvanu tiek veikti, izmantojot mobilās ierīces. Izmantojot šo saziņas rīku, jums jāievēro daži noteikumi.

  • Vienmēr izslēdziet tālruni vai iestatiet to vibrēt biznesa tikšanās laikā ar klientu, kinoteātrī vai seminārā.
  • Mobilā ierīce ir jutīgāka pret skaņu nekā fiksētais tālrunis. Tāpēc situācijā, kad, atrodoties sabiedriskā vietā, ir nepieciešams veikt personisku sarunu bez ārējas iejaukšanās, jūs varat vienkārši runāt klusi, un sarunu biedrs jūs noteikti dzirdēs.
  • Nelieciet tālrunī pārāk skaļu zvana signālu. Viņš var nobiedēt citus.
  • Centieties to īsi. Trešo personu klātbūtnē saruna nedrīkst ilgt ilgāk par 30 sekundēm, pretējā gadījumā pastāv risks cilvēka priekšā izskatīties nepieklājīgi. Ja telefonsarunai ir pamatoti iemesli, piemēram, radinieka slimība vai liels darījums, tad par radušos situāciju jāinformē klātesošie.
  • Izvairieties no telefona sarunām biznesa pusdienu laikā. Ja steidzami jāatbild uz zvanu, tad jāatstāj galdiņš un jārunā mazāk pārpildītā vietā.

Etiķete

Ētiska telefona saziņa ir būtiska efektīvai uzņēmuma darbībai. Telefona sarunu kultūra ir īpašs biznesa komunikācijas veids. Etiķetes noteikumu pārzināšana palīdzēs stiprināt biznesa attiecības un palielināt organizācijas rentabilitāti.

  • Ir jāsasveicinās ar cilvēku, ar kuru notiek telefonsaruna. Tam vispiemērotākās ir frāzes, kas saistītas ar diennakts laiku ("Labrīt", "Labrīt" vai "Labvakar").
  • Dienesta telefona sarunas laikā ir svarīgi uzraudzīt savu intonāciju. Lai sarunu biedru neatsvešinātu, jārunā pieklājīgi un mierīgi, izvairoties no liekām emocijām.
  • Pēc sasveicināšanās ieteicams iepazīstināt ar sevi un nosaukt savu vārdu, amatu un organizāciju.
  • Ja piezvani cilvēkam, tad vienmēr ir vērts noskaidrot, vai viņam šobrīd ir ērti runāt.
  • Ētikas standarti nosaka, ka pēc otrā vai trešā zvana ir jāpaceļ klausule.
  • Sarunas laikā nesmēķējiet, neēdiet un nedzeriet.
  • Ja zvanītāju interesē kāds cits organizācijas darbinieks, tad saruna jānovirza viņam vai jāieslēdz gaidīšanas funkcija.
  • Situācijā, kad esat izveidojis nepareizu numuru, jums ir jāatvainojas sarunu biedram un nekavējoties jāatvadās, neuzdodot nevajadzīgus jautājumus.
  • Nekad nezvaniet agri no rīta, pusdienu pārtraukumā vai pirms dienas beigām.
  • Sekretārs vai asistents var zvanīt vai atbildēt uz zvaniem vadītāja vietā.
  • Jūs varat zvanīt uz partnera vai klienta personīgo numuru tikai ar nosacījumu, ka viņš pats ir iedevis jums savus kontaktus. Bet brīvdienās un svētku dienās šādi zvani ir aizliegti.
  • Ir gadījumi, kad saruna tiek pārtraukta slikta savienojuma dēļ. Šādā situācijā personai, kura zvanīja pirmā, ir jāatzvana.
  • Nevelciet sarunu. Gara saruna var kļūt garlaicīga un aizvainojoša. Ja saziņa ir aizkavējusies un sarunas mērķis nav sasniegts, tad nākamajā dienā varat atzvanīt klientam vai vienoties par personisku tikšanos.
  • Pēc sarunas beigām ieteicams pateikties sarunu biedram un pieklājīgi no viņa atvadīties, iepriekš pajautājot, vai viņam ir kādi jautājumi. Šī vienkāršā darbība pabeigs sarunu un veicinās turpmāku sadarbību.

Kā sagatavoties?

Jums rūpīgi jāsagatavojas telefonsarunai un jāveic vairākas konkrētas darbības. Sīkāk apskatīsim galvenos punktus.

  • Sarunas biedram ir vērts piezvanīt tikai pēc skaidra sarunas plāna sastādīšanas. Lai izslēgtu nelielas detaļas, varat izveidot grafiskas vai shematiskas skices.
  • Pierakstiet svarīgus jautājumus, kas jāuzdod sarunu laikā.
  • Sagatavojiet dokumentus, kas jums var būt nepieciešami saziņas procesā (korespondence, atskaites, līgumi).
  • Iepriekš noskaidrojiet no sarunu biedra ērtu zvanīšanas laiku.
  • Lai ierakstītu saņemto informāciju, sagatavo piezīmju grāmatiņu vai dienasgrāmatu.
  • Noskaidrojiet vispārīgo to personu sarakstu, kuras piedalīsies sarunā, lai uzrunātu tās pēc vārda un uzvārda.
  • Pirms numura sastādīšanas mēģiniet noskaņoties pozitīvam noskaņojumam, tad jūsu emocionālajam stāvoklim, protams, vajadzētu izraisīt sarunu biedra noskaņojumu.
  • Veicot telefonsarunu, padomājiet par sakaru drošību birojā, jo vērtīga informācija var nonākt konkurentu rokās.

Ir arī punkti, kurus vajadzētu novērst un nepieļaut gaidāmajā telefona sarunā.

  • Nav nepieciešams apspriest biznesa lietas ar nepazīstamu vai nejaušu personu. Labāk vienoties personīgi.
  • Nav ieteicams prasīt lēmumu no personas, kurai nav pilnvaru to darīt vai kura domā citādi. Viņš var dot savu piekrišanu pa tālruni, lai gan viņš iebildīs pret šo lēmumu.
  • Jums nevajadzētu izteikt lūgumus, ja neesat pārliecināts, ka sarunu biedrs jums piekrīt un vēlas palīdzēt.

Nav nepieciešams ilgi klusēt telefona klausulē, pretējā gadījumā zvanītājam radīsies iespaids, ka viņš viņu neklausa.

Kā pareizi runāt?

Tālruņa loma biznesa komunikācijā ir divējāda. Ļoti bieži tas novērš uzmanību no neatliekamiem diennakts laikā veiktajiem darbiem, bet tajā pašā laikā paātrina daudzu uzdevumu risināšanu. Tieši tāpēc ir jāapgūst telefonsarunu principi, kas veicina tās efektīvāku izmantošanu.

Ļoti svarīgi ir apgūt lietišķās komunikācijas tehniku ​​darbiniekiem, kuru darba specifika ir telefonsarunās ar potenciālajiem klientiem. Daudzi uzņēmumi cenšas nodibināt kontaktu ar zvanītāju jau no pirmajiem vārdiem, lai padarītu viņu par īstu klientu.

Pirmais iespaids telefona saziņas laikā ir tieši atkarīgs no balss tembra un kompetentās runas, jo sarunu biedrs jau pirmajā minūtē parāda personas, ar kuru viņš runā, virtuālu attēlu.

Uzņēmumi konkurē, izmantojot dažādus veidus, kā piesaistīt klientus. Svarīgs pakalpojumu veicināšanas posms ir pārdošana pa tālruni, un tāpēc vadītājiem pareizi un taktiski jārisina dialogi ar klientiem, pretējā gadījumā izdevīgi līgumi nonāks konkurentu rokās.

Padomi un triki

Šie padomi var palīdzēt jums gūt panākumus biznesa tālruņa zvanos.

  • Ieteicams piezvanīt personai, kura jums ir sniegusi kādu noderīgu pakalpojumu. Pateicības vārdi ir ļoti svarīgi turpmākai sadarbībai.
  • Sarunas laikā vienmēr smaidiet. Abonents noteikti izjutīs jūsu smaidu un optimismu.
  • Sarunu procesā mēģiniet paredzēt sarunu biedra sarunas gaitu.
  • Nekad neizmantojiet rupjības vai sarunvalodu. Tas ir pretrunā komunikācijas kultūrai.
  • Izmantojiet izteicienus un terminus, ko zvanītājs sapratīs.
  • Neaizklājiet klausuli ar roku, paralēli runājot ar kādu. Tādējādi izpaužas necieņa pret sarunu biedru.
  • Droši un precīzi paskaidrojiet savu pozīciju, jo precizitāte ir karaļu pieklājība.

Uzmanīgi klausieties zvanītāju, lai nepazaudētu domu gājienu. Ja lūdzat dublēt informāciju, tas var nepatikt sarunu biedram, un jūsu reputācija tiks apdraudēta.

  • Svarīgi ir ātri vienoties, bez kavēšanās atbildot uz uzdotajiem jautājumiem vai mulsinošiem priekšlikumiem. Pauze var būt attaisnojama tikai tad, kad speciālists ir aizņemts, meklējot sarunām nepieciešamo dokumentāciju. Ja pauze ir ilgstoša, tad personai ir visas tiesības pārtraukt saziņu.
  • Telefona, reālas vai virtuālas saziņas brīžos jums jābūt ārkārtīgi pieklājīgam. Kliegšana un runāšana skaļā balsī tiek uzskatīta par ētikas pārkāpumu.
  • Pareizi atvadieties no sarunu biedra, jo prasmīgais sarunas beigas ir ne mazāk nozīmīgas kā galvenā dialoga daļa. Jūs varat dot sarunu biedram iespēju pirmajam nolikt klausuli. Tādējādi jūs sarunu beidzat uz draudzīga viļņa.

Protams, lai veiksmīgi sazinātos pa tālruni, ir jābūt labai dikcijai.Lai padarītu savu runu izteiksmīgāku un balsi patīkamāku, izmantojiet nodarbības nākamajā video.

bez komentāriem

Mode

Skaistums

Māja