Kā nosūtīt uzaicinājumu uz interviju?

Nevienā uzņēmumā vai uzņēmumā vakance ne vienmēr var palikt atvērta: tā ir pagaidu koncepcija. Viņas klātbūtni pārtrauc vai nu jauna darbinieka atrašana iepriekšējā vietā, vai arī amata, kurā viņa periodiski parādījās un pazuda, likvidēšana, reorganizācija.

Atklāta vakance ir pastāvīgs atgādinājums, ka uzņēmumam ir nepieciešams darbinieks, izpildītājs (nodaļas, nodaļas pakļautais vai pakļautais vadītājs). Kandidātu uzaicināšana uz interviju ir pirmais solis ceļā uz to, lai darba devējs slēgtu vakanci, kas radusies iepriekšējā darbinieka aiziešanas dēļ. Tas tiek sūtīts uzmanīgi – tas jaunajiem topošajiem darbiniekiem par uzņēmumu dažkārt pastāsta pat vairāk, nekā par to publiski pieejamie faktiskie dati.

Neskatoties uz to, ka uzaicinājumam uz interviju ir daži vispārīgi principi un nerakstīti noteikumi, galu galā tas ir jāraksta brīvā formā. Saskaņā ar to pretendents gūst pirmo reālo iespaidu par uzņēmumu, kurā viņš ir uzaicināts strādāt. Aktieris var būt gan speciālists, gan personāla atlases vadītājs vai viens no vadītājiem. Retos gadījumos - pat izpilddirektors, īpašnieks, dibinātājs - ja uzņēmums ir mazs un tam ir viens birojs. Galvenais noteikums ir skaidri izteikt savas cerības pretendentiem, neatkāpjoties no lietišķās sarakstes noteikumiem, nodibinot darbam svarīgus kontaktus.

Uzaicinājumu var izsniegt kā rakstisku vai mutisku apelāciju uzņēmuma izvēlētajam pretendentam.Tie tiek atlasīti, atlasot no daudzu kandidātu CV, kuri ir pieteikušies uz konkrētām vakancēm.

Darba meklētāja zvanīšana pa mobilo telefonu ir vispopulārākais, “dzīvais” veids, kā ar viņu nodibināt biznesa kontaktu. Veicot zvanu, personai, kas pieņem darbā personālu, ir:

• iepazīstināt ar sevi - vārds un uzvārds, uzņēmums un amats;
• jautājiet, vai viņam ir ērti tagad runāt, vai labāk ir atzvanīt;
• norāda biroja adresi, kurā šis kandidāts ir uzaicināts;
• norādiet viņa gaidīšanas datumu un laiku un pajautājiet, vai viņš varēs ierasties intervijas vietā noteiktajā laikā.

Jāizvairās no stostīšanās, vārdiem-parazītiem. Vēl labāk ir tad, ja uzņēmuma pārstāvis nepļāpā un nemulsina. Atbildīgi uzņēmumi cenšas nepieļaut šādu cilvēku vervēšanu un saziņu ar klientiem. Taču ir gadījumi, kad, piemēram, inkasācijas biroji diezgan bieži šo noteikumu neievēroja, piesaucot pie telefona cilvēku ar iepriekšminētajām runas problēmām. Šis ir anti-piemērs, abstrakts no tā.

Uzaicinājumu uz interviju ir lietderīgi nosūtīt e-pastā, kad pretendents ir norādījis savu e-pasta adresi. Rakstisku uzaicinājumu var pavairot vai nu katram gadījumam, vai nosūtīt, ja gaidīšanas laiks ir īss un pretendents nav zvanījis no gaidošā uzņēmuma.

Pēdējā gadījumā e-pasts tiek izmantots, ja darbinieka meklēšana ir steidzama un steidzama. Piemēram, kļuva zināms, ka nelaimes gadījumā cieta iepriekšējais darba devēja kolēģis un gāja bojā. Un kādam vajadzētu turpināt strādāt pie viņa, jo šis amats ir viens no galvenajiem, un dīkstāve nopietni kaitēs uzņēmuma biznesam.

Steidzīgi un likumīgi izejot cauri visiem formālajiem apstiprinājumiem, steidzami izsludinot vakanci, darba devējs vienas nakts laikā atradīs jaunus kandidātus. Bet tas piemēros saspringtus gaidīšanas laikus un ātri iestāsies prioritāšu secībā, kas ir ierindota rosīgā ikdienas rindā. Turklāt daudzi darba meklētāji ne pārāk bieži izmanto e-pastu.

Ja nav iespējams tikt līdz vēlamajam kandidātam (ja viņš vēl ir viens, citu vēl nav), noderīgs solis var būt ielūguma rakstīšana pa e-pastu. Uzaicinājuma vēstule sākas ar sveicienu un/vai pieteikuma iesniedzēja uzrunāšanu pēc vārda un uzvārda. Vēstulē ir informācija par uzņēmumu, sapulces datums, laiks un adrese. Apelācija pretendentam beidzas ar veiksmes vēlējumu turpmākajā darbā. Arī tad, kad šis darbs tiek turpināts nevis šajā uzņēmumā, bet gan ārpus tā. Pārstāvis norāda savu vārdu un uzvārdu un titulu.

Opcija “Advanced” – atrodi darba meklētāju ar Messenger (Skype, WhatsApp, Telegram, Viber) - un rakstīt vai zvanīt viņam, izmantojot pakešu balss VoIP, pat ja abonenta mobilais tālrunis nav pieejams. Fakts ir tāds, ka pieteikuma iesniedzēja kurjeri var strādāt ar citu sīkrīku, kur vispār nav SIM kartes vai tai nav tālruņa numura. Tad dialogs notiks nevis burtu veidā (sauss un kodolīgs), bet gan “dzīvākas” un nepiespiestākas lietišķas sarunas veidā (“jautājums - atbilde”).

Tomēr ievērojiet biznesa etiķeti: jūs esat tikai nākamie darbinieki. Ja nav iespējams sazināties ar kurjeriem, darba devējs pretendentam nosūtīs SMS ar aicinājumu, kurā īsi norāda uzņēmumu un tā nodaļu (nodaļu, filiāli), vēlmi tikties, adresi un tikšanās vietu, datumu un laiku.

Agrāk, pirms mobilo tālruņu parādīšanās, ziņa tika "lapota" uz peidžeru. Ja iesniedzējam nebija mājas telefona, pilnvarotā atbildētāja vārdā uz viņa dzīvesvietas adresi tika nosūtīta parasta vēstule.

Personāla atlases speciālistam ir jāpārvalda biznesa komunikācijas prasmes. Lai skaidri piekristu izvairīties no parazītvārdiem, stostīšanās... Ātri un atbilstoši reaģējiet uz notiekošo. Komunikācijas prasmes nāk ar praktisko pieredzi.

Jums nevajadzētu sniegt par sevi nevajadzīgu vai kompromitējošu informāciju... Taču nav vērts vienam otru maldināt, ja abiem ir konkrēti jautājumi par sarunas tēmu. Slēptā patiesība, pat ja tā ir neglaimojoša, vienalga tiks atklāta vai nu intervijā, vai tad, kad pretendents jau būs kļuvis par pilntiesīgu uzņēmuma darbinieku. Šī informācija var kļūt par iemeslu atteikumam slēgt līgumu par gaidāmo darbu vai pēkšņai jauna darbinieka atlaišanai no jauniegūtā darba.

Ir saprātīgāk izmantot veidni, bet ne kopēt to. Ja vietne apstrādā pieprasījumus, tas ir balstīts uz skriptu, kas paātrina vēstuļu apstrādi. Teksta paraugs, pat ja tas ir standarts, labāk to nedaudz pārveidot, "atsvaidzināt". Kā piemērs - vēstule no firmas MTS par jauna pārdevēja asistenta pieņemšanu darbā kādā no saloniem.

“Dārgais Ivan Petrovič!

Jūs esat nosūtījis CV par pārdevēja asistenta vakanci uz veikalu, kas atrodas pēc adreses: Rostovas apgabals, Azova, st. Maskava, 23.

Paldies par jūsu laiku! Pamatojoties uz kandidātu atlases rezultātiem, mēs izvēlējāmies jūs, jo jūs mums bijāt vispiemērotākais. Jūsu zināšanas, pieredze un prasmes mums ir ļoti svarīgas. Mēs esam ieinteresēti auglīgā un efektīvā sadarbībā ar Jums.

Meklējam darbinieku uz atbrīvoto vietu. Aicinām tikties augstāk norādītajā adresē. Gaidām Jūs pirmdien, 14.10.2019., plkst. 11:00 Ja plānojat tikšanos pārcelt, lūdzu, informējiet mūs kādā no šiem veidiem:

• pēc numura: 8-918-123-45-67 (speciālista darbā pieņemšana MTS Rostovā pie Donas);
• pa uzticības tālruni 8-800-333-08-90 (MTS zvanu centra operatoram paziņojiet pieteikuma ID: 117-568-902);
• nosūtot mums atbildi uz e-pastu: darbs @ mts. ru.

Mēs ceram, ka mēs attaisnosim jūsu cerības. Vēlam veiksmi!

Ar cieņu, Romāns Aleksandrovičs Grevcevs, personāla atlases speciālists,

MTS uzņēmuma Rostovas filiāle.

Šis piemērs parāda: pievērsiet darba meklētāja uzmanību tam, ko viņi vēlas, nevis to, ko vēlaties jūs un jūsu uzņēmums. Viņš būs pārsteigts un glaimots par šādu attieksmi.

Pretendents, kurš šajā laikā nav atradis citu darbu, uz uzaicinājumu atbild ar viņa piekrišanu. Bet, kad darbs jau ir atrasts, viņš paziņo darba devējam. Esiet pieklājīgs. Ja neierodaties kāda konkrēta iemesla dēļ, mēģiniet neatgriezeniski nepārraut kontaktu. Pēc tam darba devējs var jums piezvanīt vēlreiz, ja jūs zaudējat pašreizējo darbu.

Atbildes sastādīšana uz uzaicinājumu, izmantojot SMS, e-pastu vai kurjerus, balstās uz tiem pašiem lietišķās sarakstes kanoniem. Atbildiet uz ielūgumu pēc iespējas ātrāk. Ideālā gadījumā, kad iestatāt paziņojumus par ienākošajām vēstulēm, un pašas vēstules tiek sakārtotas mapēs, kas atvieglo atbildēšanu uz darba devēja pieprasījumu. Beigās pateicieties otrai personai par uzmanību.