Kopsavilkums

Padomi sekretāra CV rakstīšanai

Saturs

Ko dara speciālists?
Struktūra
Kas nav jāprecizē?
Kā uzrakstīt pavadvēstuli?
Paraugi

Uzņēmuma sekretārs uzņemas darba kolektīva un jo īpaši uzņēmuma vadītāja darbības organizēšanu. Šis ir uzņēmuma vadītāja palīgs, tāpēc uz šo vakanci pretendentiem tiek izvirzītas diezgan stingras prasības. Sīkāk pakavēsimies pie jautājumiem par veiksmīga CV sastādīšanu, lai pieteiktos sekretāra amatam.

Ko dara speciālists?

Jebkura sekretāra darbs prasa prasmi ātri pārslēgties no viena darba veida uz citu. Šis cilvēks veic visdažādākos uzdevumus, taču tie visi ir vērsti uz to, lai palīdzētu uzņēmuma pirmajam cilvēkam viņa darbā, kā arī ietaupītu viņa darbu un personīgo laiku. Tradicionāli šī speciālista darba funkcijās ietilpst darbs birojā, darbs ar telefonu, mini automātisko telefona centrāli un biroja tehniku, zvanu pārdale, kā arī sanāksmju, komandējumu un dažu citu darbu organizēšana.

Reģistratūra ir atbildīgs par klientu un apmeklētāju sākotnējo pieņemšanu, saziņu pa telefonu, faksu saņemšanu, kā arī apkalpojošo atbalstu vadītāja pārrunām.
Administratora darba pienākumi ietver visefektīvākās uzņēmuma darbinieku mijiedarbības organizēšanu, kārtības uzturēšanu biroja telpās, biroja tehnikas apkalpošanu, uzņēmuma biroja nodrošināšanu ar visām nepieciešamajām kancelejas un sadzīves precēm.
Personīgā vadītāja asistenta uzdevumi ir nedaudz atšķirīgi. Šis speciālists vienmēr ir informēts par gaidāmajiem notikumiem.Tieši uz viņa pleciem gulstas priekšnieka darba sanāksmju plānošana, personīgo uzdevumu izpilde un daudzi citi uzdevumi, kas parasti tiek sarunāti katrā gadījumā individuāli.
Tiesas sekretārs parasti piesaistīts vienam tiesnesim - šis darbinieks piedalās tiesas sēdēs un veic visu nepieciešamo dokumentālo darbu. Tieslietu sekretārs nodarbojas ar dokumentu arhivēšanu, materiālu nodošanu birojam, tiesas sēdes protokolēšanu, kā arī pavēstes nosūtīšanu. Prasības šim amatam ir ļoti augstas: darbiniekam jābūt augstākajai juridiskajai izglītībai un profesionālajai pieredzei vismaz 2 gadi.
Preses sekretārs pārrauga zīmola prezentācijas jautājumus, mijiedarbojas ar medijiem, sastāda aktuālo ziņu izlasi. Personīgais asistents pieņem visu korespondenci, sagatavo visus biznesa dokumentus uzņēmuma pirmajai personai, savāc informāciju vienā vai otrā veidā, kas saistīta ar svarīgu lēmumu pieņemšanu, kā arī izpilda vienreizējus priekšnieka rīkojumus.

Konkrētība ir arī notāra palīga, sekretāres-tulka, kā arī izglītības struktūrvienības darbinieka darbībā skolā.

Struktūra

Jebkurš CV sastāv no vairākiem blokiem. Tālāk sniegti ieteikumi, ko katrā no tiem norādīt topošajai sekretārei.

Pienākumi

Paplašinātajā versijā jebkura sekretāra darba uzdevumu saraksts ir šāds:

ienākošo vēstuļu un iesniegumu pieņemšana, to pārdale, nodošana atbildīgajām personām;
dokumentācijas pieņemšana parakstīšanai no priekšnieka;
atbildēt uz ienākošajiem tālruņa zvaniem un tos pāradresēt;
biznesa sarunu organizēšana priekšniekam;
apelāciju, vēstuļu un citu dokumentu sagatavošana pēc priekšnieka pieprasījuma;
sanāksmju un darba sanāksmju sagatavošana, nepieciešamo materiālu vākšana, visu pasākuma dalībnieku paziņošana par to norises vietu un laiku, sanāksmju protokolu noformēšana;
Pakalpojumu sniegšana vadītāja viesu sanāksmes organizēšanai;
kontrole pār uzņēmuma darbinieku administrācijas rīkojumu izpildi;
uzņēmuma administrācijas nodrošināšana ar biroja piederumiem, biroja tehniku un citiem darbam nepieciešamajiem līdzekļiem, veicinot personāla raitu darbu;
apmeklētāju pieņemšana;
uzņēmuma arhīva uzturēšana;
komandējumu organizēšana uzņēmuma pirmajai personai: biļešu iegāde, kā arī viesnīcu numuru rezervēšana;
citu pasūtījumu izpilde.

Ja kandidējat uz sekretāra palīga amatu, tad sagatavojieties, ka pienākumu saraksts tiks papildināts ar dokumentu pārbaudi, analītisko apskatu sagatavošanu, materiālu vākšanu referātiem un runām.

Prasmes

Veiksmīgam sekretāra amata kandidātam jābūt šādām prasmēm, kuras var norādīt CV:

biroja darbs;
telefona sarunu vadīšana;
klientu tikšanās un sākotnējās konsultācijas;
biroja dzīves uzturēšana;
korespondences apstrāde;
pasākumu un biznesa tikšanos organizēšana;
vadītāja laika vadība;
zināšanas par biroja tehniku un biroja datorprogrammām.

Kurām prasmēm ir prioritāte, ir atkarīgs no uzņēmuma darbības jomas... Piemēram, ja jums ir nepieciešama medicīnas centra sekretāre, tad diez vai jums būs vajadzīgas dziļas zināšanas par biroja darbu un darba plūsmu, diez vai jums būs nepieciešama spēja noformēt dokumentus vīzas saņemšanai. Šajā amatā nepieciešamas prasmes sazināties ar klientiem, zināšanas medicīnas zinātnes pamatos, prasme sazināties pa telefonu lielos apjomos.

Sasniegumi

Profesionālie sasniegumi ir svarīgi jebkuram darba devējam, starp nozīmīgākajiem parasti ir šādi punkti:

uzņēmuma darba plūsmas optimizācija;
optimāla darba klimata radīšana birojā;
struktūrvienību mijiedarbības sistēmas organizēšana;
Ceļojumu atbalsts;
kurjerpasta un uzkopšanas pakalpojumu darbības koordinēšana.

Profesionālās un personiskās īpašības

Kompetentam sekretāram ir jābūt tādām svarīgām īpašībām kā:

atvērtība komunikācijai;
atbildība un koncentrēšanās uz rezultātu;
aktīva dzīves pozīcija;
spēja veikt pienākumus daudzuzdevumu vidē;
spēja ātri pārslēgties no vienas darbības uz citu;
sliktu ieradumu trūkums;
stresa tolerance;
precizitāte un skrupulozitāte;
vēlme iesākto novest līdz galam;
pieklājība;
prasme strādāt ar personisko informāciju;
Pareiza mutvārdu un rakstu valoda;
labas lietišķās etiķetes zināšanas;
spēja darboties komandā.

darba pieredze

Ja jau esi strādājis par sekretāri, tad tev nebūs grūti aprakstīt savu darba pieredzi. Daudz grūtāk klāsies tiem reflektantiem, kuri pirmo reizi meklē darbu šajā specialitātē. Tomēr pieredzes trūkums nav iemesls satraukumam, jūs vienmēr varat izcelt galvenās prasmes, kas jums ir.

Piemēram, varat norādīt:

brīvas angļu un spāņu valodas zināšanas;
visu biroja pamatprogrammu piederība;
zināšanas par biroja tehniku;
Rakstīšana ar 10 pirkstiem (300 rakstzīmes minūtē).

Vienmēr ir jāizceļ savi "trumpi" – tas ļaus darba devējam redzēt, kur tu esi stiprs, un ieinteresēsies par tavu kandidatūru.

Izglītība

Lai pretendētu uz sekretāra palīga amatu cienījamā uzņēmumā, ir jābūt augstākajai izglītībai. Tomēr bieži vien ir nepieciešama efektīva pienākumu veikšana papildus kursi un apmācības biroja darbā, arhivēšanā, kā arī apmācības darbā ar biroja tehniku... Mazākos birojos sekretāri bieži veic asociētā jurista pienākumus vai veic grāmatvedības uzskaiti. Šajā gadījumā jums attiecīgi būs nepieciešama juridiskā vai ekonomiskā izglītība.

Piesakoties sekretāra-administratora un reģistratūras amatam, augstākās izglītības klātbūtne nav būtiska.

Kas nav jāprecizē?

Nedaudz vairāk pakavēsimies pie tā, kas nav jānorāda CV.

Hobiji un vaļasprieki... Nav nepieciešams detalizēti aprakstīt, kā jums patīk audzēt ziedus / adīt / izšūt, ja jūsu turpmākajai darbībai ar to nav nekā kopīga.
Visa pieejamā darba pieredze. Daudzi cilvēki sāk savu karjeru ar tādiem amatiem kā pārdevējs, sētnieks vai apkopēja. Ja strādā vairāk nekā 10 gadus, tad pilnīgi pietiks ar 2-3 vietām līdzīgā specialitātē.
Sekretārei jābūt ar patīkamu izskatu, tāpēc CV vēlams pievienot fotogrāfiju. Tomēr šeit nav pieļaujamas nekādas seksuālas pieskaņas — ierobežojiet sevi ar stingru ID fotoattēlu. Attēli peldkostīmā vai restorānā var tikt reproducēti nepareizi.

Kā uzrakstīt pavadvēstuli?

Motivācijas vēstule nav obligāta, taču tā tomēr atstās labu iespaidu uz potenciālo darba devēju. Nav vērts tajā atkārtot visu, kas rakstīts pašā CV. Šeit jums jānorāda sava interese par vakanci un īsi jāuzsver pamatprasmju un kompetenču klātbūtnelai palīdzētu jums pildīt savus profesionālos pienākumus.

Vēstules beigās pateicos par jūsu interesi un izsakiet patiesu cerību uz atbildi.