Eizenhauera matrica — pareiza laika izmantošana

Mūsu neprātīgi straujajā laikmetā šķiet, ka laiks ne tikai skrien, bet gan lido virsskaņas lidmašīnas ātrumā. Šādā notikumu un dienu ciklā, kas noslogots ar lietu un plānu masu, mēs bieži nevaram realizēt pat pusi no plānotā. Un es vēlos visu paspēt laikus. Kā pareizi izmantot laiku, izmantojot Eizenhauera matricu, mēs apsvērsim sīkāk.

Laiks ir viss, kas mums ir. Tas, vai mēs dzīvojam labi vai slikti, ir tieši atkarīgs no tā, kā un kam mēs pavadām mums atvēlēto laiku. Un tie, kuri sapņo par iespēju daudz paveikt savā ceļā, parasti uzzina, kā efektīvi pārvaldīt savu laiku. Laika vadība (time management) nav nekas vairāk kā plānošana. Tieši tā palīdz pārstāt uztraukties par rūgto sajūtu, ka laika ir maz, ka tā ļoti pietrūkst un tāpēc nav laika neko darīt.

Savulaik slavenais amerikāņu militārais un politiskais līderis Dvaits Deivids Eizenhauers, kurš bija arī ASV prezidents, nopietni ķērās pie efektīvas plānošanas problēmas risinājuma meklējumiem. Un viņam izdevās atrast risinājumu šai problēmai, viņš pat nāca klajā ar savu laika vadības sistēma.

Tā sagadījās, ka cilvēka smadzenes vieglāk un labāk uztver strukturētu informāciju, tas ir, ievestu noteiktā sistēmā, sadalītu plauktos. Tajā pašā laikā būtu jauki vizualizēt šos plauktus, padarīt tos vizuālus, piemēram, ar kaut kādu diagrammu vai diagrammu palīdzību.Tieši šis gadījumu sadalījuma princips ir pamatā Eizenhauera matricai, kas ir viena no vadošajām efektīvas laika pārvaldības teorijas metodēm.

Lietu un darbību plāna vizualizācija, izmantojot matricu, ir ļoti vienkārša. Uzzīmējiet kvadrātu uz papīra, sadaliet to ar divām perpendikulārām līnijām četrās vienādās malās. Jums vajadzētu iegūt logu ar režģi krusta formā. Šie lauki sadalīs jūsu lietas 4 grupās, no kurām katra būs atkarīga no svarīguma / nesvarīguma un steidzamības / nesteidzamības pazīmēm. Laukus, kas veidojas no līniju krustpunkta, sauc par kvadrantiem (matemātisks jēdziens), un tos apzīmē šādi:

• A kvadrants (svarīgi un steidzami uzdevumi);
• B kvadrants (svarīgi, bet ne steidzami uzdevumi);
• S kvadrants (nav svarīgi, bet steidzami uzdevumi);
• D kvadrants (nesvarīgi un nesteidzami uzdevumi).

Eizenhauera matricai ir gan priekšrocības, gan trūkumi. Aprakstīsim abus un sāksim ar priekšrocībām.

• Neskatoties uz tās nosaukumu "matrica", kas nozīmē kaut ko sarežģītu, sistēma patiesībā ir ļoti viegli saprotama un lietojama bez jebkādām grūtībām.
• Gadījumi, mērķi un uzdevumi ir sadalīti tikai 4 kategorijās, kas palīdz tajās labāk orientēties.
• Uzdevumu sadale pēc steidzamības un svarīguma kritērijiem ļauj nobīdīt otrajā plānā nebūtiskas un nesvarīgas lietas, tādējādi priekšplānā izvirzot svarīgus un steidzamus. Tādā veidā notiek lietu analīze un filtrēšana. Tie, kuriem vispār nav jātērē laiks, tiek likvidēti.
• Galvenā priekšrocība ir tā, ka matrica ļauj maksimāli efektīvi izmantot laika izdevumus, kas savukārt ļauj visu paveikt laikā.

Šai sistēmai ir arī trūkumi.

• Matrica ir neefektīva ilgtermiņa plānošanā. Tas ir piemērots aktuālu vai tuvākai nākotnei aprēķināto lietu kārtošanai.
• Kad nav ikdienas mērķu, tad nav vajadzības piemērot šādu sistēmu.
• Lai efektīvi izmantotu matricu, jums ātri un precīzi jāsadala mērķi grupās. Lai to izdarītu, ir jāsaprot, kuram no tiem var piešķirt “svarīgo” grādu un kuri mērķi nav īpaši svarīgi, kuri steidzami jāizpilda un kuri nav obligāti. Šāda apmācība prasa laiku, tas ir, matrica nesāk "strādāt" jums uzreiz, taču tas ir mīnuss.
• Un iepriekšējās rindkopas rezultātā var būt kļūdas ar lietu piešķiršanas precizitāti noteiktam statusam.

Apskatīsim katru matricas kvadrantu sīkāk.

Ja esat plānošanas meistars, tad A kvadrants būs tukšs. Ja tajā ir gadījumi, tas norāda uz jūsu slikto organizāciju. Jūs atzīstat izglītību sasteigtu darbu un aizsprostojumu lietās. Šīs bildes iemesls, kā likums, ir slinkums.

Vai arī jūs, iespējams, nepareizi noteikāt prioritātes. Protams, dažreiz šādas situācijas ir pieņemamas, bet, ja tas tiek ievērots sistemātiski, tad vienkārši ir jāpiestrādā pie personīgās pašdisciplīnas. Lai A kvadrantā netiktu "apdzīvots" iedoma, ir savlaicīgi jātiek galā ar atlikušajos laukos ievadītajiem uzdevumiem.

Bet nelielu darāmo darbu sarakstu A kvadrantā joprojām var izveidot. Tā var būt:

• veselības problēmas;
• darbi, kuru neveiksme var izraisīt problēmu rašanos, pasliktināt dzīves kvalitāti, apdraudēt labklājību ģimenē un darbā;
• gadījumi, kuru neveiksme būtiski sarežģīs ceļu uz galveno mērķu sasniegšanu vai novedīs pie to neveiksmes;
• izkļūt no dažādām ārkārtas un krīzes situācijām.

Ja tomēr šajā kvadrantā jums ir daudz punktu, pielieciet visas pūles, lai tos novērstu. Un neaizmirstiet, ka dažu svarīgu un steidzamu lietu saraksta izpildi var pāradresēt, deleģēt kādai no uzticības personām, nav nepieciešams visu lietu nastu uzvelt tikai uz sevi.Šī pieeja palīdzēs ātrāk tikt galā ar A kvadranta pilnību.

Novērojumi liecina, ka cilvēki, kuri dod priekšroku problēmu risināšanai no B kvadranta, kļūst par veiksmīgākajiem, ātrāk kāpj pa karjeras kāpnēm, ir finansiāli turīgākie, netrūkst laika un dzīvo harmonisku, pilnvērtīgu dzīvi. Nesteidzamie uzdevumi pieder pie daudzsološākajiem un prioritārākajiem, un, ja cilvēks tiem pievērš galveno uzmanību, tad viņam viss izdodas.

Jāpatur prātā, ka steidzamības trūkums B grupā dažkārt noved pie norādīto punktu īstenošanas kavēšanās, un tie migrē uz A grupu, kur jau būs nepieciešama ātra reakcija. Ja svarīgus, bet ne īpaši steidzamus uzdevumus risināsi pakāpeniski un regulāri, tad šis process noritēs mierīgi un efektīvi. Šāda veida uzņēmējdarbībai ir jāpieiet atbildīgi, un steidzamības trūkums ļauj pilnībā kontrolēt lietas gaitu, sakārtot visas detaļas līdz ideālam, skaidri pārdomāt visas darbības, tādējādi galu galā iegūstot produktīvu rezultātu.

Eizenhauera matrica galvenokārt māca mums pareizi noteikt prioritātes. Tas nozīmē, ka plānošanā vissvarīgākā ir spēja atšķirt svarīgās lietas, kas ved uz lieliem mērķiem, no sekundārajiem. Uzdevumi, kas jāiekļauj C grupā, nav svarīgi, pēc būtības novērš uzmanību no lietas galvenajiem mērķiem, neveicina virzību, bet, gluži pretēji, tikai bremzē izstrādes procesu. Bieži tie traucē koncentrēties uz svarīgu mērķu sasniegšanu un tādējādi samazina pagātnes formas efektivitāti.

Nejauciet steidzamus jautājumus no lauka C, kas ir nesvarīgi, ar steidzamiem jautājumiem no lauka A, kas ir vienkārši ārkārtīgi svarīgi. Tas, kā likums, noved pie tā, ka patiešām svarīgais paliek otrajā plānā. Spilgts piemērs šādai situācijai var būt kāda no malas uzspiestas tikšanās, kas tev nav vajadzīgas, vai tukšas garas sarunas, došanās uz ballītēm un svinībām, uz kurām nāk ielūgumi no cilvēkiem, kuri tevi neinteresē, daži mājsaimniecības darbi, sadzīves tehnikas sabojāšanās un tamlīdzīgi. Jā, tas ir jādara steidzami, taču šo uzdevumu risināšana nav vitāli nepieciešama, un to neveiksme nerada problēmas.

Šīs grupas nodarbības neko nedod, gluži pretēji, var nodarīt ļaunumu. Tos vajadzētu mēģināt atlikt uz vēlāku laiku, un labāk tos ignorēt vispār. Bet ienaidnieks ir jāzina pēc skata - noteikti vajadzētu izveidot šādu "kaitēkļu" sarakstu laukā D, jo tieši šīs ir darbības, kas "apēda" mūsu laiku. Tieši šie gadījumi daudziem cilvēkiem ir tik kārdinoši un pievilcīgi ar savu vienkāršību un sola sniegt relaksāciju un baudu, pavadīt laiku saldā svētlaimē.

Šādas šo "gadījumu" īpašības rada milzīgu kārdinājumu vispirms ar tiem tikt galā, un ļaujiet, kā saka, visa pasaule gaidīs. Izkļūt no šādu pseidogadījumu virpuļa var būt ārkārtīgi grūti, jo tie patiešām ievelk cilvēku. Taču mēģinājumus iznīcināt ieradumu ar tiem nodarboties nevar atmest.

Šīs darbības ietver:

• sarunas par neko, tukšas, bezjēdzīgas sarunas (gan pa telefonu, gan klātienē);
• tādas pašas kā sarunas no iepriekšējās rindkopas, sarakste tūlītējajos kurjeros, sociālajos tīklos, visa veida čatos;
• skatīties filmas, seriālus, TV programmas, kas nenes semantisko slodzi, novēršot uzmanību no nopietnām problēmām un lietām, kas izraisa dažādas negatīvas emocijas;
• datorspēles un citas (ne izglītojošas) spēles.

Atpūta ķermenim un dvēselei neapšaubāmi ir nepieciešama, taču ir daudz citu noderīgu veidu, kā to vingrot:

• kvalitatīvas literatūras lasīšana;
• izstāžu, teātru un muzeju apmeklējumi;
• spēles, kas attīsta intelektu;
• nodarbības baseinā, trenažieru zālē, braucieni uz slidotavām, izbraucieni ārpus pilsētas pie dabas, ceļojumi utt.

Ja nevar pilnībā izskaust no savas dzīves kaitīgās aktivitātes no D grupas, tad jācenšas tās vismaz aizkavēt, pievērst tām uzmanību tikai tad, kad ir pabeigtas lietas no A un B grupas. Bet mēģiniet samazināt laiku. tērēts "tukšām" aktivitātēm, cik vien iespējams ...

Pastāv liela varbūtība, ka lietu var attiecināt uz nepiemērotu grupu. Tā ir galvenā problēma mūsu prioritāšu hierarhijas veidošanā. Lai ar to būtu vieglāk tikt galā, jāiemācās atbildēt uz diviem jautājumiem, izmantojot divus vārdus – "jā" vai "nē". Piemēram: "Vai šīs lietas pabeigšana man palīdzēs tuvoties galvenajam mērķim?" Atbilde "jā" nozīmē lietas svarīgumu, atbilde "nē" nozīmē nesvarību.

"Ja es neatrisināšu šo problēmu tagad, vai tā zaudēs savu aktualitāti rīt?" Atbilde “jā” nozīmē lietas steidzamību, atbilde “nē” nav steidzamība. Šādi nosakot katras nodarbības kategoriju, vispirms veiciet lietas no A grupas un pēc tam no B grupas.

Labākais laiks, lai izveidotu matricu, ir sākt jaunu dienu. Rūpīgi pārdomā, kādi uzdevumi tevi gaida tuvākajā nākotnē un pieraksti tos parasta saraksta veidā. Pēc tam pārbaudiet katru, izmantojot iepriekš minētos jautājumus, un ievietojiet tos lodziņos atbilstoši atbildēm. Neaizmirstiet pieminēt mazākās un nenozīmīgākās lietas, kas vienkārši tērē mūsu laiku.

Kopējo uzdevumu skaitu nosaka pats. Sadalot lietas atbilstošās kategorijās, varat ierakstīt piezīmju grāmatiņā vai izveidot parastu ērtu sarakstu steidzamības un svarīguma dilstošā secībā, lai pirmajā sarakstā būtu lietas no A grupas, otrās no B, trešās. no C un no D tas nemaz nav jāpieraksta. Atcerieties, ka A un C grupas uzdevumi ir jādeleģē ģimenei, draugiem, kolēģiem vai padotajiem. Bet B grupa – tās ir lietas, kuras svarīgi darīt pašam.

Ikviens, kam tas ir nepieciešams, var izmantot Eizenhauera matricu. Tas ir labi, jo noderēs visiem neatkarīgi no vecuma un sociālā stāvokļa: gan organizāciju un uzņēmumu vadītājiem, gan parastajiem strādniekiem un darbiniekiem, un mājsaimniecēm, studentiem un bērniem, kas mācās skolās.

Apskatīsim piemēru, kā varētu izskatīties Eizenhauera dienas ieraksti.

Steidzamu un svarīgu lietu grupa:

• braukt ar mašīnu uz servisu remontēt, jo man tā vajadzīga darbam;
• iesniedz ceturkšņa pārskatu;
• atrisināt problēmu ar bankas karti.

Nesteidzamu, bet svarīgu lietu grupa:

• izstrādāt jaunu tēmu un iezīmēt jaunā projekta galvenos virzienus;
• atmest smēķēšanu;
• mācīties angļu valodu;
• iegādājieties sporta zāles abonementu.

Neatliekamu, bet ne svarīgu lietu grupa:

• doties uz San Sanych jubileju no juridiskās nodaļas;
• sveicam visus sociālajos tīklos ar pirmo pavasara dienu.

Nesteidzamu un nesvarīgu gadījumu grupa:

• iztīrīt skapi;
• izjaukt lietas uz starpstāvu;
• skatīties seriālu;
• spēlējies ar papagaili.

Eizenhauera matricu var salīdzināt ar attīrīšanas sistēmu, filtru, kas atbrīvojas no nevajadzīgām lietām. Sākumā, iespējams, vajadzēs to sacerēt katru dienu, bet, uzkroties pieredzei, intuīcijas līmenī sāksit izjust, kurš bizness pie kuras kategorijas pieder. Un, tiklīdz šāda laika pārvaldības sistēma būs apgūta un iemācīsies to efektīvi izmantot, kā arī pareizi sadalīt lietas pa kvadrantiem, uzreiz sajutīsi brīvības uzplūdu.Jums sāks būt laiks, lai visu izdarītu laikā un tajā pašā laikā nesteigtos, jūsu dzīve atgriezīsies normālā stāvoklī, pēkšņi sāks sasniegt mērķi, kas šķiet nesasniedzami. Un jums tiks garantēta lieliska kondīcija un pacilāts noskaņojums, enerģija un možums.

Disciplīna ir panākumu pamats. Noteikti pievērsāt uzmanību tādiem cilvēkiem, kuriem šādu īpašību nav, viņi atrodas nebeidzamā bezgalīgo "lietu" virpulī, visu laiku darot kaut ko tukšu, bezjēdzīgu, bet, pēc viņu izteikumiem, neiespējami svarīgu. Un šo cilvēku skats ir nemitīgi noguris, nolietots, apmaldījies, nelaimīgs. Viņi vienmēr ir īgni, nervozi un nemierīgi.

Ja nevēlies tāds būt un nevēlies cilvēkos raisīt tikai līdzjūtību un žēlumu, tad jārīkojas pēc pretēja principa. Ja viņiem viss notiek un jūs vēlaties pretējus rezultātus, jums ir jārīkojas pretēji. Proti: sakārtot disciplīnu, apgūt pašorganizēšanās paņēmienus, ievērot skaidrus plānus, grafikus un režīmus, skaidri saprast, kad un ko darīt, un pats galvenais, kam tas viss domāts, kāds ir mērķis. Un Eizenhauera matrica būs lielisks palīgs jums šajos jautājumos.

Galu galā ne velti tā dibinātāja, kuras vārds ir viņa, spēja izveidot tik galvu reibinošu karjeru un kļūt par vienu no slavenākajiem un mīļākajiem Amerikas tautas prezidentiem, kā arī par ļoti veiksmīgu militāro vadītāju. Un tas viss neskatoties uz to, ka šis lieliskais cilvēks ir dzimis nabadzīgā ģimenē. Jūs varat droši ņemt piemēru no šādiem cilvēkiem un izmantot viņu izgudrotos rīkus.