Profesijas

Profesijas sekretārs

Profesijas sekretārs
Saturs
  1. Profesijas vēsture
  2. Priekšrocības un trūkumi
  3. Darba apraksts
  4. Izglītība
  5. Darba vieta
  6. Kāda ir vidējā alga?

Gandrīz jebkura moderna uzņēmuma birojā sekretāre ieņem īpašu vietu. Tas ir speciālists, kas palīdz uzturēt organizāciju sakārtotu un darboties. Faktiski tas ir starpnieks starp vadītāju, darbiniekiem, partneriem un klientiem. Kā likums, iegūt šo amatu nav grūti – ne vienmēr ir nepieciešama augstākā izglītība un liela darba pieredze. Un nākotnē tu vari veidot labu un interesantu karjeru, ja savus pienākumus pildīsi efektīvi un atbildīgi.

Profesijas vēsture

Sekretāra profesija ir minēta kopš Senās Romas laikiem. Pēc vēsturnieku domām, šādus strādniekus algoja patricieši un dižciltīgi vai vienkārši bagāti valsts pilsoņi. Par sekretāriem strādāja zemāko slāņu vīrieši ar labu izglītību. Tolaik šādu darbinieku pienākumos ietilpa biroja darbs, sarakste un nereti finanses un pat darba devēja noslēpumi.

Krievijā sekretāra amats parādījās 1720. gadā, pateicoties Pēterim I. Profesijai tika izvirzītas stingras prasības - izglītība, labas likumu zināšanas, visu smalkumu un specifiku izpratne. Personīgā sekretāra amats ir pieprasīts kopš 1840. gada - daudziem dažādu uzņēmumu vadītājiem bieži ir nepieciešams personīgais asistents.

Prasības profesijai bija augstas, un, lai iegūtu šādu darbu, bija nepieciešamas īpašas prasmes. Tad sāka parādīties pirmie sekretāru kursi.

Mūsdienu sekretāra profesija bieži vien ir pieņemšana un organizatoriskais darbs birojā – palīdzot ne tikai vadītājam, bet arī kolēģiem un apmeklētājiem.Mūsdienās sekretārs tiek uzskatīts par uzņēmuma seju, un pēc viņa izskata apmeklētāji spriež par visa uzņēmuma stabilitāti. Mūsdienās šī profesija tiek uzskatīta par galvenokārt sieviešu dzimumu tās specifikas dēļ. Profesijas attīstības gaitā ir izveidoti vairāki sekretariāta virzieni atkarībā no specializācijas.

  • Biroja sekretāre (biroja vadītāja). Pienākumi ir telefona zvanu sadale, viesu sagaidīšana, vadības norādījumu izpilde un biroja stabilas darbības nodrošināšana (kancelejas preču, ūdens u.c. pasūtīšana). Lai iegūtu amatu, darbiniekam nav nepieciešama speciālā izglītība. Karjeras kāpnēs šī pozīcija bieži vien ir sākuma pozīcija.
  • Sekretārs-asistents. Amats ir līdzīgs biroja vadītājam, taču atbildīgāks un sarežģītāks. Šeit pienākumos būs dizaina risinājumu sagatavošana, dokumentu rediģēšana, tekstu sastādīšana vadītāja uzrunām dažādos pasākumos, kā arī daļēja organizācijas darbinieku darba kontrole. Šāda amata iegūšanai nepieciešama speciāla izglītība (kursi, mācību centrs).
  • Personīgais vadītāja asistents. Šis amats tiek uzskatīts par godājamu. Šādam palīgam jāveido attiecības ar vadību un jārada uzticības atmosfēra. Pienākumu veikšanai būs nepieciešamas zināšanas par profesijas specifiku, biroja darba pamatiem, stresa noturību un pašapziņu. Darbs parasti sastāv no organizatorisku un administratīvu problēmu risināšanas.

Papildus šīm profesijām ir vairākas specializācijas ar šauru specifiku.

  • Ierēdnis. Darbinieks, kas kārto dokumentāciju, sastāda rēķinus, reģistrē ienākošo un izejošo korespondenci, veido arhīvu.
  • Sekretāre-tulkotāja. Papildus pamata pienākumiem būs nepieciešamas augsta līmeņa svešvalodu zināšanas. Darbinieks piedalās sarunās ar ārvalstu partneriem.
  • Tiesu sekretārs. Darbinieks dienē tiesā, pārbauda cilvēku ierašanos sapulcēs, protokolē sēdes, sastāda tiesas aktus un izpilda dažādus tiesneša rīkojumus.
  • Tehniskais sekretārs. Lai pildītu pienākumus, jāpārzina "aklā" mašīnrakstīšanas metode, jāatbild uz telefona zvaniem un jāprot strādāt ar biroja tehniku.

Mūsdienu profesijas papildu raksturīgās iezīmes ir:

  • lietišķā sarakste;
  • liels rakstīšanas ātrums "aklā" metode - neskatoties tastatūrā un izmantojot visus 10 pirkstus;
  • prasme izmantot dažādu biroja tehniku;
  • prasme sakārtot dokumentāciju (korespondenci, arhīvu).

Pilns nepieciešamo sekretāra prasmju saraksts parasti tiek veidots atkarībā no uzņēmuma struktūras un vadītāja prasībām.

Priekšrocības un trūkumi

Profesijas priekšrocības ietver šādas:

  • nav fiziskas aktivitātes;
  • ir iespēja iegūt svarīgas komunikācijas prasmes un veidot noderīgas attiecības;
  • lai iegūtu darbu, nav jābūt specialitātei;
  • strādāt ērtos apstākļos;
  • dažos gadījumos varat izmantot biroja aprīkojumu personiskām vajadzībām (kopētājs, skenēšana);
  • dažreiz ir iespēja apvienot mācības un darbu.

Tāpat kā jebkurai citai profesijai, sekretāra amatam ir savi trūkumi:

  • pastāvīga atrašanās vadības redzeslokā;
  • ikdienas nevainojams izskats (īpaši svarīgi lielos uzņēmumos);
  • līdzīgi uzdevumi un rutīnas darbs (bieži raksturīgi mazām organizācijām);
  • darbs bieži ir saspringts;
  • ar darbu nesaistītu iestāžu personīgo rīkojumu izpilde;
  • reti ir iespēja pašrealizēties;
  • darbības režīms var būt neregulārs.

Sekretāra attīstības perspektīva bieži vien ir apšaubāma. Daži vadītāji nesteidzas zaudēt labu darbinieku un pārcelt viņu uz citu amatu.Citi ir saprotoši un bieži tiek paaugstināti par atbildīgiem, strādīgiem un profesionāliem darbiniekiem.

Darba apraksts

Dokuments, kas izstrādāts, lai reglamentētu darbinieka tiesības un pienākumus, ir amata apraksts, tas ir vienlīdz svarīgs sekretārei un vadībai. Tajā ir ietvertas abu darba līguma pušu tiesības un pienākumi, kas ļauj to izmantot kā instrumentu efektīvai ražošanas procesu koordinēšanai.

Nav vienotas instrukcijas formas, tāpēc varat to sastādīt, izmantojot gatavu veidni, vai izstrādāt savu dokumentu. Veidojot dokumentu, svarīgi ņemt vērā, ka katrā uzņēmumā sekretāri pilda dažādas funkcijas, neskatoties uz to pašu pamatdarbu.

Darba apraksts jāsastāda, ņemot vērā profesijas standartu, un tajā jāiekļauj šādas galvenās sadaļas.

  • Vispārīgie noteikumi.
  • Funkcijas.
  • Darba pienākumi.
  • Tiesības.
  • Atbildība.

Papildus galvenajiem pienākumiem amata aprakstā ir atļauts ieviest papildu funkcijas, ņemot vērā specializāciju. Tātad ierēdņa, tehniskā sekretāra, militārā vai zinātniskā sekretāra norādījumi saturēs līdzīgas sekretariāta pamatfunkcijas, taču atšķiras specializētajos pienākumos, kas būs jānorāda dokumentā.

Pienākumi

Klasiskā izpratnē uz sekretāra galvenajiem vienotajiem pienākumiem var attiecināt šādas funkcijas:

  • nodrošina vadītāja administratīvo darbību;
  • veic lietišķo saraksti, tostarp zvanus un e-pastus;
  • pieņem un pārdala korespondenci, sagatavo un nosūta atbildes uz saņemtajām vēstulēm;
  • apkopo un apstrādā vadītājam nepieciešamo informāciju, nodrošina biroja darbu;
  • pieņem dokumentus no darbiniekiem tālākai nodošanai vadībai parakstīšanai un izskatīšanai;
  • sagatavo sanāksmes, sanāksmes un konferences, protokolē tos;
  • iegādājas kancelejas preces un citas preces, kas nepieciešamas, lai nodrošinātu netraucētu biroja darbību;
  • risina organizatoriskus uzdevumus darbinieku un apmeklētāju uzņemšanai;
  • veic citus ar ieņemamo amatu saistītus darbus.

Turklāt pienākumi var kļūt:

  • pasūtījumu un pasūtījumu izpildes kontrole;
  • dokumentācijas skenēšana un kopēšana;
  • termiņu atcelšana vai pārcelšana;
  • biļešu un viesnīcu numuru rezervēšana;
  • atskaišu sagatavošana par ceļa izdevumiem;
  • dzērienu un cienastu gatavošana viesiem.

Šī vārda plašākajā nozīmē sekretāre veic lielisku darbu pozitīvas reputācijas veidošanā un veicināšanā un uzņēmuma tēla uzturēšanā.

Personiskās īpašības

Sekretārei darbā bieži un daudz ir jāsazinās ar dažādiem cilvēkiem, tāpēc labam speciālistam jāatbilst šādām prasībām:

  • kārtīgums;
  • precizitāte;
  • labvēlība;
  • runas kultūra;
  • sabiedriskums;
  • sliktu ieradumu trūkums.

Tā kā sekretāre ir uzņēmuma “seja”, darbinieka patīkams izskats ir būtisks kritērijs. Šeit ir svarīgi atzīmēt, ka mēs runājam par stila izjūtu un gaumes klātbūtni, nevis par modeļa izskatu. Sievietes bieži kļūst par sekretārēm, jo ​​tiek uzskatītas par elastīgākām, izturīgākām pret stresu un spēj radīt omulīgu atmosfēru birojā.

Atbildība

Sekretāra darba specifika ir regulāri palīdzēt vadītājam veikt uzņēmējdarbību. Šī iemesla dēļ šādas profesionālās īpašības ir ārkārtīgi svarīgas:

  • atbildība;
  • punktualitāte;
  • vērīgums;
  • centība;
  • mācīšanās spēja;
  • organizācija.

Šo biznesa īpašību klātbūtne ļaus jums kompetenti un skaidri noformēt dokumentāciju un ikdienas rutīnu. Un spēja sazināties ar cilvēkiem nodrošinās efektīvu mijiedarbību starp vadību, komandu un klientiem.

Izglītība

Lai iegūtu sekretāra darbu, bieži vien nav nepieciešama augstākā izglītība, diezgan piemēroti ir pabeigti specializētie kursi. Noderēs iegūtās zināšanas psiholoģijas, ātrlasīšanas un stenogrāfijas jomā. Sekretāra profesijas pamatzināšanas var iegūt specializētajās koledžās. Šādas apmācības ir pieejamas 9. vai 11. skolas beigušajiem, un tās ilgs 1-3 gadus atkarībā no esošās vidējās izglītības.

Ja izvēle krita uz cienījamu uzņēmumu, tad ir svarīgi iegūt specializētu izglītību. Piemēram, Krievijas Federācijas Ārlietu ministrijas pakļautībā ir mācību centrs, kas sagatavo sekretārus. Centrā studenti māca datorprasmi, biroja darba pamatus, biznesa ētiku un etiķeti un angļu valodu. Tā kā vietējās universitātes nepiedāvā apmācību sekretāra darbā, kandidātiem ar diplomiem filoloģijā, komunikācijā, psiholoģijā un citās līdzīgās jomās ir priekšrocības. Daži uzņēmumi nodrošina apmācību kandidātiem, kurus viņi ir gatavi pieņemt darbā.

Darba vieta

Jūs varat strādāt par sekretāri cienījamā organizācijā, mazā uzņēmumā un valsts aģentūrā, piemēram, skolā vai universitātē. Mūsdienās gandrīz katram vadītājam ir vajadzīgi sekretāri vai palīgi. Sekretāra amatu apvij dažādi mīti – vieni runā par interesantas karjeras sākšanu šajā profesijā, bet citi iebilst, ka paaugstinājuma praktiski nav.

Patiesībā karjeras izaugsme lielā mērā ir atkarīga no personīgajām īpašībām. Iniciatīva un smags darbs palīdzēs pāriet uz augstāku amatu uzņēmumā, piemēram, vispirms par vadītāja palīgu, bet pēc tam kļūt par vadītāju. Tālākā attīstība uzņēmumā būs paša speciālista rokās.

Kāda ir vidējā alga?

Karjeras sākumā ir grūti rēķināties ar lielu atalgojumu. Darba devēji parasti piedāvā darbiniekiem bez pieredzes algu 15 000-20 000 rubļu apmērā. atkarībā no dzīvesvietas reģiona. Lielajās pilsētās algas parasti ir lielākas. Pieredzējuša darbinieka vidējā alga ir 30 000-45 000 rubļu. visā Krievijā. Augstākās kvalifikācijas speciālisti, piemēram, vadītāju personīgie palīgi un asistenti, nopelna 60 000-80 000 rubļu.

Svarīgi saprast, ka atalgojums nereti ir atkarīgs ne tikai no ieņemamā amata, bet arī no organizācijas vai uzņēmuma, kurā vēlētos iegūt darbu. Tātad cienījamā uzņēmumā sekretāra alga sasniedz 300 000 rubļu.

bez komentāriem

Mode

Skaistums

Māja