Profesijas sekretāre-mašīnrakstītāja

Rakstāmmašīnas pazuda no lietošanas un nonāca muzejā, taču nekur nav pazudusi vajadzība pēc cilvēka, kas vāc dokumentus, saliek pareizajās mapēs, tiekas ar apmeklētājiem un atbild uz telefona zvaniem. Rakstā pastāstīsim par "sekretāra-mašīnrakstītāja" profesiju mūsdienu pasaulē - tās īpatnībām, prasībām un to, kur tādi speciālisti mūsdienās ir nepieciešami.

Mašīnrakstītāja sekretāre ir viens no jaunākajiem sekretāra amatiem. Lai gan mūsdienās šis speciālists vairs nestrādā uz rakstāmmašīnas, bet gan ar datoru, vārdu saglabāja ne tikai tradīcija, bet arī, lai uzsvērtu darba izpildītājdabību. (atšķirībā no augstāka ranga administratīvajiem un sekretāra amatiem - vadītāja palīgs, sekretārs-asistents, ierēdnis, biroja vadītājs).

Informācija par profesiju, veiktajiem pienākumiem ietverta divos dokumentos:

• "Vienotā vadītāju, speciālistu un citu darbinieku amatu kvalifikācijas uzziņu grāmata" - saīsināti EKS (iepriekš saukta ETKS);
• profesijas standarts "Organizācijas organizatoriskās un dokumentārās vadības speciālists."

Pieteikšanās prioritāte ir profesijas standarts. Tas ir pielāgots mūsdienu tirgus specifikai, satur pilnīgāku un detalizētāku darba funkciju aprakstu.

Profesijas standarts sekretāres-mašīnrakstītājas amatu klasificē 3.kvalifikācijas līmenī - tas ir, viņas pienākumos ietilpst vecākā speciālista darba kontrole, patstāvīgu lēmumu minimums un vadības funkcijas.

Sekretāres-mašīnrakstītājas galvenais uzdevums ir tekstu un dokumentu komplekts, informācijas pavairošana un sistematizēšana pēc šablona (dokumentu skenēšana, kopēšana, pārrakstīšana, standarta veidlapu aizpildīšana, korespondences šķirošana, ienākošo un izejošo dokumentu reģistrēšana).

Tāpat kā jebkurai profesijai, mašīnrakstītāja sekretāra profesijai ir savas īpašības:

• darbu raksturo diezgan saspringts raksturs, savukārt darbiniekam jāspēj veikt monotonu mašīnrakstīšanas darbu un komunicēt ar cilvēkiem, būt uzņēmuma sejai un balsij.
• nav stingra pienākumu saraksta - sekretārs pilda dažādus vadītāja rīkojumus;
• šis amats ir lielisks karjeras sākums un iespēja gūt pieredzi, noderīgu topošajam vadītājam;
• darbs tiek uzskatīts par sieviešu dzimumu (tas pat atspoguļojas nosaukumā), lai gan vīriešu sekretāri nav mazāk pieprasīti;
• galvenā prasme ir pareizi veidot attiecības ar komandu, un nebūt nav mašīnrakstīšanas ātrums.

Pamatojoties uz profesijas standarta vispārīgajām prasībām, katrā organizācijā tiek izstrādāts iekšējais amata apraksts - galvenais darbinieka tiesības un pienākumus regulējošais dokuments.

Tieši šajā dokumentā ir noteikts to funkciju saraksts, kuras darbinieks veic konkrētajā organizācijā. Tipiskā instrukcijā funkcionalitāte var vienkārši atkārtot atbilstošos standarta noteikumus (iepriekš sadaļa "Pienākumi" bieži tika pilnībā nokopēta no CEN). Parasti instrukcijās ir šādi punkti:

• drukā dažādus materiālus galvas virzienā;
• organizē vadītāja telefonsarunas.

Ja nepieciešams, preces var precizēt, precizēt, kā arī paplašināt vai sašaurināt pienākumu loku, salīdzinot ar standartu, ja to prasa organizācijas specifika. Piemēram, sekretārei-mašīnrakstītājai skolā var norādīt punktus, ka viņa organizē darbu vai mācības skolā apliecinošu izziņu izsniegšanu, ved audzēkņu reģistru. Un komercsabiedrībā tie var būt noteikumi par kurjeru ceļojumu žurnāla kārtošanu un attiecīgu sertifikātu izsniegšanu.

Profesijas standarts nosaka minimālās prasības sekretāra-mašīnrakstītāja iecelšanai - šim nolūkam pietiek ar pilnīgu vidējo izglītību.

Specializētie kursi būs papildu priekšrocība. Turklāt ne CEN, ne profesionālais standarts nekādi neierobežo prasības sertifikātam par šādu kursu beigšanu. Tāpēc jūs varat izvēlēties jebkuru sekretāru apmācības programmu no milzīga valsts un privāto mācību centru piedāvājumu saraksta.

Lai gan sekretāres mašīnrakstītājai nav nepieciešama nopietna izglītība un akadēmiskās zināšanas, viņai ir nepieciešams liels praktisko iemaņu kopums:

• pārliecinātas datorprasmes, biroja programmu zināšanas, prasme strādāt ar biroja tehniku, lasītprasme, ātrs rakstīšanas ātrums;
• prasme strādāt ar dokumentāciju savas kompetences ietvaros - pārzināt veidlapu dokumentu, dienesta vēstuļu noformēšanas noteikumus, korespondences un citu dokumentu šķirošanas un reģistrēšanas noteikumus;
• attīstītas komunikācijas prasmes, prasme veidot attiecības ar partneriem, klientiem, darbiniekiem, zināšanas par lietišķās komunikācijas ētiku un etiķeti, noteikumi darbam ar konfidenciāliem un patentētiem datiem;
• zināšanas par darbu regulējošiem noteikumiem.

Speciālistam ir jābūt ne tikai profesionālajām prasmēm, bet arī noteiktām personiskajām īpašībām: viņam jābūt pārliecinātam, pieklājīgam, emocionāli stabilam, jāspēj ātri orientēties situācijā, risināt konfliktus, strādāt gan multitasking režīmā, gan rutīnas darba režīmā, ar augstu pašorganizāciju, vērīgumu, atbildību.

Iepriekš mašīnrakstītājas sekretāres strādāja mašīnu birojos. Mūsdienās šī speciālista darbs ir vispieprasītākais šādās organizācijās:

• valsts, administratīvajās struktūrās;
• izglītības iestādēs (skola, koledža, augstskola);
• advokātu birojos, privātos juristos, notāros;
• arhīvā.

Tāpat vakance var tikt atvērta jebkurā citā organizācijā. Tajā pašā laikā privātajos uzņēmumos amatu var saukt ne tikai par sekretāri-mašīnrakstītāju, bet arī par sekretāri-administratoru, sekretāri reģistratūrā, par sekretāri.